Китайский язык. Деловая переписка

Писать письма сложно. Гораздо сложнее, чем говорить. Зачастую человек, не испытывающий проблем при ведении беседы, теряется перед листом бумаги. Письменное изложение мыслей это почти игра вслепую, когда контролировать собеседник так же, как при личном контакте, невозможно. А уж писать на иностранном языке сложнее вдвойне: незнание требований и норм ведения переписки в той стране, где находится адресат, может привести к осложнениям в деловых отношениях.

Книги этой серии призваны помочь в обретении навыков переписки иностранных языках широкому кругу профессионалов, чьи организации, компании, фирмы связаны деловыми отношениями с зарубежными партнёрами. Этот круг офисных работников составляют менеджеры, секретари-референты, офис-менеджеры, сотрудники отделов маркетинга и продаж, экспедиторских и таможенных служб и т. д. Особенно они полезны тем, кто делает первые шаги в сфере внешнеэкономических связей.

В этой книге подобраны современные модели бизнес-корреспонденции на любой случай – образцы деловых писем, факсов, электронной почты, служебных записок на китайском языке; их можно использовать напрямую или адаптировать для своих целей. В результате экономятся время и усилия, которые можно направить на другие полезные дела.

В работе с зарубежными партнёрами переписка имеет огромное значение. Прежде всего, потому, что все важные вопросы нужно обязательно обсуждать и отражать в письменной форме. Иначе доказать собственную правоту когда потребуется, да и сохранить хорошие отношения с партнерами будет не очень легко.

В деловой переписке, как в любом важном деле, есть свои правила. Конечно, гораздо легче позвонить партнеру и сказать всё, что необходимо. В этом случае никто не будет проверять ваше знание грамматики и орфографии. Часто мы пользуемся телефоном как раз потому, что написать письмо или факс нам гораздо сложнее, чем что-то высказать.

Тем не менее, что написано пером, то не вырубишь топором». И, чтобы успешно работать с китайскими партнёрами, нужно научиться писать письма так, чтобы они были понятны и приятны получателю.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПИСЬМА

Самая большая сложность в создании деловых писем – планирование. Если письмо очень важно для получателя, он прочтет его и обязательно постарается понять, что вы хотели ему сообщить в этом послании. Но запутанное содержание может привести к недопониманию, ошибкам, недоверию, а если письмо не очень важно для получателя, то его просто не будут читать. Поэтому письма надо планировать.

Если в письме предполагается обсудить важную проблему или несколько вопросов сразу, необходимо решить, каким образом будут представляться проблемы и в какой последовательности. Можно даже написать черновик письма, чтобы в окончательный вариант внести необходимые изменения и дополнения. Лучше всего следовать сложившейся традиции: набросать введение, основную часть, состоящую из нескольких ключевых пунктов, затем заключение, подводящее итог основной части.

Существуют стандартные формы для создания инструкций, каталогов, кон трактов и других документов. Но если ваше письмо не укладывается в стандартную схему, воспользуйтесь несколькими общеизвестными форматами, которые также удобны для деловой корреспонденции:

• По порядку расположения: «Мы бы хотели посетить все ключевые китайские порты, начиная с севера и заканчивая югом: Далянь, Циндао, Шанхай, Нинбо, Сямэнь, Гуанчжоу».
• В порядке возрастания сложности: инструкции по использованию различных приборов часто объясняют сначала простые операции, затем все более и более сложные.
• Алфавитный порядок: эту форму лучше всего использовать при перечислении списка деталей, составлении списков приглашённых, туристов и т. д.
• Хронологический порядок: Мы бы хотели обсудить заказы на январь, февраль, март, апрель, май и июнь следующего года».
• Проблема решение: этот формат подходит для различных докладов, отчётов и писем-претензий. Как правило, такие письма начинаются с фраз: «Мы выяснили, что…», «Мы столкнулись с тем, что…» и заканчиваются предложениями, которые начинаются: «Предлагаем или «Решением проблемы может стать…
• Перевернутая пирамида: часто этот формат мы видим в прессе. Сначала кратко излагается суть проблемы, затем даётся её детальное изложение – от простых вопросов к более сложным. Этот формат также часто используется при составлении жалоб и претензий.

Уважаемые читатели, книгу  «Китайский язык»  вы можете прочитать в читальном зале отдела иностранной литературы.

Подготовила: Шоира РАСУЛОВА, отдел иностранной литературы.